Informacja o przetwarzaniu danych osobowych osób fizycznych zawierających umowy handlowe ze spółkami z Grupy USP

W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) („RODO”), informujemy o zasadach przetwarzania Państwa danych osobowych oraz o przysługujących prawach.

I. Informacje o administratorze:

Administratorem danych osobowych staje się jedna ze wskazanych poniżej spółek należących do Grupy USP, która prowadzi z Państwem rozmowy dotyczące nawiązania współpracy gospodarczej lub podpisała stosowną umowę o współpracy:

USP Zdrowie sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Poleczki 35, kod 02-822, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000347815, NIP: 7010219241.

US Pharmacia sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu ul. Ziębicka 40, kod 50-507, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000046646, NIP: 8991432896.

EU Pharmacia sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Poleczki 35, kod 02-822, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod nr KRS 146899, NIP: 951 20 68 112.

Jeżeli chcecie się Państwo skontaktować się z nami w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych prosimy o:

1. wysłanie wiadomości mailowej na adres: daneosoboweusp@usp.pl,
2. wysłanie listu na adres: USP Zdrowie sp. z o.o., ul. Poleczki 35, 02-822 Warszawa.

II. Cele oraz podstawa prawna przetwarzania Państwa danych osobowych:

Administrator przetwarza Państwa dane osobowe w następujących celach:

1. w celu wykonania umowy o współpracę lub podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
2. w celu weryfikacji kontrahenta Grupy USP, w tym oceny sytuacji finansowej Państwa przedsiębiorstwa, stanowiącej prawnie uzasadniony interes Administratora (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
3. w celu ustalania, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, co stanowi realizację prawnie uzasadnionego interesu Administratora (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
4. w celu realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze w zakresie przepisów prawa podatkowego i przepisów o rachunkowości (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
5. w celach związanych z wewnętrzną sprawozdawczością w ramach Grupy USP lub analizami biznesowymi, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
6. w celach wyraźnie wskazanych w treści zgody na przetwarzanie danych osobowych (jeżeli taka zgoda została uzyskana) (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

III. Kategorie przetwarzanych danych osobowych:

Administrator realizując cele przetwarzania danych osobowych będzie przetwarzać, w szczególności, następujące kategorie informacji:

1. dane identyfikacyjne i dane rejestrowe,
2. dane adresowe i kontaktowe,
3. dane o pełnionej funkcji,
4. dane o rodzaju i skali prowadzonej działalności,
5. dane o doświadczeniu biznesowym,
6. struktura własności z powiązaniami, powiązania kapitałowe i osobowe, wielkość zatrudnienia, banki obsługujące, wskaźniki i dane finansowe, zdarzenia prawne, wskaźnik płatności zobowiązań, ocena sytuacji finansowej przedsiębiorstwa.

IV. Źródło pozyskiwania danych osobowych:

W przypadku, gdy nie uzyskaliśmy danych osobowych bezpośrednio od Państwa, informujemy, że dane osobowe zostały uzyskane od naszego partnera biznesowego, który mógł pozostawać z Państwem w kontaktach biznesowych, a także od naszego pracownika lub współpracownika lub ze źródeł powszechnie dostępnych typu Krajowy Rejestr Sądowy, Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej.

Państwa dane osobowe będziemy również pozyskiwać od podmiotów zajmujących się oceną sytuacji finansowej przedsiębiorstw, dokonywanej w związku z weryfikacją kontrahentów Grupy USP. Dane te pochodzą z powszechnie dostępnych źródeł, takich jak: Krajowy Rejestr Sądowy, Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej lub są udostępniane przez wyspecjalizowane podmioty (np. wywiadownie gospodarcze).

V. Obowiązek podania danych osobowych:

Podanie Państwa danych osobowych jest dobrowolne, aczkolwiek niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy. W przypadkach, gdy zbieramy Państwa dane osobowe na podstawie zgody, podanie danych osobowych jest dobrowolne, a wyrażona zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie bez wpływu na możliwość wykonania umowy.

VI. Informacje o odbiorcach Państwa danych osobowych:

Państwa dane osobowe będziemy przekazywać:

1. podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie spółki z Grupy USP, w tym:
   1. zewnętrznym dostawcom usług IT wykorzystywanych przez spółki z Grupy USP;
   2. nkontrahentom wspierającym procesy biznesowe spółek z Grupy USP (np. dostawcom usług ubezpieczeniowych, telefonicznych, przesyłek pocztowych i kurierskich oraz usług oceny sytuacji finansowej przedsiębiorców);
   3. naszym partnerom zajmującym się zapewnieniem fizycznej ochrony w naszych placówkach oraz monitoringiem wizyjnym;
2. podmiotom powiązanym w ramach Grupy USP w celach administracyjnych i raportowych;
3. organom administracji państwowej w graniach wynikających z przepisów prawa.

VII. Okresy przetwarzania danych osobowych:

Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres obowiązywania umowy oraz po jej rozwiązaniu przez okres przedawnienia roszczeń, lub inny okres wyznaczony przez administratora do przechowywania umów.

Powyższe okresy przechowywania danych osobowych znajdą zastosowanie najczęściej. W związku z wielością możliwych sytuacji, Państwa dane mogą być przechowywane zarówno dłużej, jak i krócej niż zostało to opisane powyżej. Ewentualne pytania dotyczące okresów przechowywania danych osobowych prosimy kierować na adres wskazany w pkt I niniejszej Informacji.

VIII. Profilowanie oraz zautomatyzowane podejmowanie decyzji:

Państwa dane osobowe będą wykorzystywane do profilowania obejmującego ocenę sytuacji ekonomicznej lub weryfikację kontrahenta Grupy USP. W trakcie operacji profilowania nie będziemy jednak podejmować żadnych zautomatyzowanych decyzji.

IX. Prawa osoby, której dane dotyczą:

Przysługuje Państwu szereg praw wynikających z RODO. W związku z przetwarzaniem mogą Państwo złożyć swój wniosek o:

1. dostęp do Państwa danych osobowych (w odpowiedzi przekażemy informację o tym w jaki sposób przetwarzamy Państwa dane oraz uzyskają Państwo od nas kopię danych);
2. sprostowanie danych osobowych – w przypadku gdy dane są nieprawidłowe lub niekompletne;
3. usunięcie danych osobowych (tzw. „prawo do bycia zapominanym”). Z tego prawa możecie Państwo skorzystać przykładowo gdy:
   1. przetwarzamy dane osobowe niezgodnie z prawem,
   2. złożony został sprzeciw wobec przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora i sprzeciw ten okaże się uzasadniony,
   3. dane muszą zostać usunięte w celu wywiązania się przez nas z obowiązku wynikającego z przepisów prawa;
4. ograniczenie przetwarzania danych osobowych (np. wstrzymanie operacji na danych lub nieusuwanie danych z uwagi na pewne okoliczności);
5. przeniesienie danych osobowych: do innego administratora, a gdy będzie to technicznie niemożliwe, otrzymanie od nas kopii danych, które zostały nam dostarczone.

Z prawa do przeniesienia danych osobowych, o którym mowa w pkt 5 powyżej, mogą Państwo skorzystać wyłącznie gdy przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany, a dodatkowo: (a) na podstawie łączącej nas umowy, albo (b) na podstawie wyrażonej zgody.

Aby skorzystać z powyższych praw można złożyć wniosek na adres mailowy daneosoboweusp@usp.pl, bądź wysyłając pismo na nasz adres korespondencyjny: USP Zdrowie sp. z o.o., ul. Poleczki 35, 02-822 Warszawa.

X. Prawo do sprzeciwu:

W dowolnym momencie możecie Państwo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych, jeżeli podstawą przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes lub gdy działamy w interesie publicznym. Po otrzymaniu takiego wniosku nie będziemy mogli już przetwarzać danych osobowych objętych wnioskiem, chyba że wykażemy: a) istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Państwa interesów, praw i wolności, lub b) podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

XI. Prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych:

W zakresie, w jakim udzielili Państwo zgody na przetwarzanie danych osobowych, przysługuje Państwu prawo do jej wycofania. Cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

XII. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego:

W przypadku uznania, że przetwarzanie przez spółki z Grupy USP danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.