Informacja o przetwarzaniu danych osobowych kandydatów do pracy w spółkach Grupy USP

W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) („RODO”), informujemy o zasadach przetwarzania Twoich danych osobowych oraz o przysługujących Ci prawach.

Poniższe zasady stosuje się od 25 maja 2018 roku.

I. Wskazania administratora

Administratorem Pana / Pani danych osobowych jest spółka z Grupy USP, do której prowadzona jest rekrutacja na dane stanowisko, tj. USP Zdrowie sp. z o.o., US Pharmacia sp. z o.o., EU Pharmacia sp. z o.o., Spark and Mortar sp. o.o. lub Healthily sp. z o.o.:

USP Zdrowie sp. z o.o. w Warszawie, 02-822 Warszawa, ul. Poleczki 35, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000347815, NIP 7010219241.

US Pharmacia sp. z o.o. we Wrocławiu, 50-507 Wrocław, ul. Ziębicka 40 wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia Fabrycznej, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 46646, NIP 899 14 32 896.

EU Pharmacia sp. z o.o. w Warszawie, 02-822 Warszawa, ul. Poleczki 35, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 146899,NIP 951 20 68 112.

Spark and Mortar sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Poleczki 35, kod 02-822, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod nr KRS 286429, kapitał zakładowy 250 000 zł, NIP 101 00 03 928

Healthily sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Poleczki 35, kod 02-822, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod nr KRS 806081, kapitał zakładowy 6 005 000 zł, NIP 9512491164

Jeżeli chcesz skontaktować się z nami w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych prosimy o:

1. wysłanie wiadomości mailowej na adres: daneosoboweusp@usp.pl;
2. wysłanie listu na adres: USP Zdrowie sp. z o.o., ul. Poleczki 35, 02-822 Warszawa.

II. Cele oraz podstawa prawna przetwarzania Twoich danych osobowych

Przetwarzamy Twoje dane osobowe w następujących celach:

1. przeprowadzenia rekrutacji, a po jej pomyślnym zakończeniu, zawarcia z Tobą umowy o pracę (podstawa przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
2. wypełniania obowiązków prawnych ciążących Administratorze jako pracodawcy w związku z prowadzoną rekrutacją, wynikających m.in. z przepisów Kodeksu pracy (podstawa przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. c RODO), w tym w celu:
   a. przeciwdziałania dyskryminacji w zatrudnieniu;
   b. (o ile znajdzie to zastosowanie w Twoim przypadku) w celu spełnienia wymogów charakterystycznych dla wybranego stanowiska;
   c. prowadzenia postępowania wyjaśniającego na skutek dokonania zgłoszenia o nieprawidłowościach w procesie rekrutacji, po wejściu w życie przepisów dotyczących ochrony sygnalistów.
3. wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora (podstawa przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f. RODO), w tym w celu:
   a. weryfikacji Twoich kwalifikacji zawodowych;
   b. (o ile zostaniesz zaproszona/y na rozmowę rekrutacyjną) zapewnienia bezpieczeństwa fizycznego w placówkach Administratora, w tym monitoringu wizyjnego wewnętrznego i zewnętrznego oraz ewidencjonowania osób wchodzących i wychodzących na teren placówek Administratora;
   c. monitorowania i poprawą jakości procesów rekrutacyjnych, w tym monitorowaniem rozmów telefonicznych i spotkań;
   d. (o ile znajdzie to zastosowanie w Twoim przypadku) w celu prowadzenia postępowań spornych, a także postępowań przed organami władzy publicznej oraz innych postępowań, w tym w celu obrony przed roszczeniami;
   e. realizacji programu rekomendacji kandydatów do pracy;
   f. prowadzenia postępowania wyjaśniającego na skutek dokonania zgłoszenia o nieprawidłowościach w procesie rekrutacji, do czasu wejściu w życie przepisów dotyczących ochrony sygnalistów.
   
   Jeżeli udzieliłaś/eś nam zgody na przetwarzanie danych osobowych będziemy przetwarzać Twoje dane w zakresie i celu określonym w treści zgody.

III. Kategorie przetwarzanych danych osobowych

W przypadku, gdy nie uzyskaliśmy danych osobowych bezpośrednio od Ciebie przetwarzamy następujące kategorie danych:

1. dane identyfikacyjne;
2. dane adresowe i kontaktowe;
3. wykształcenie;
4. przebieg dotychczasowego zatrudnienia;
5. inne dane, które podałaś/eś nam w swoim CV oraz pozostałych dokumentach aplikacyjnych;
6. inne dane związane z Twoimi umiejętności i kompetencjami, które zdobyliśmy dzięki testom kompetencyjnym, językowym lub zadaniom merytoryczny, o których wykonanie zostałeś poproszony i zgodziłeś się na to.

IV. Źródło pozyskiwania danych osobowych

W przypadku, gdy nie uzyskaliśmy danych osobowych bezpośrednio od Ciebie, informujemy, że dane osobowe zostały uzyskane od spółek z Grupy USP, agencji rekrutacyjnych lub firm doradztwa personalnego, z którymi współpracujemy lub naszych pracowników w ramach programu poleceń.

V. Obowiązek podania danych osobowych i zgoda na podanie danych osobowych

Obowiązek podania przez Ciebie danych osobowych wynika z art. 221 Kodeksu pracy lub innych przepisów prawa pracy. Dotyczy to m.in. danych osobowych: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Jeżeli w swoim zgłoszeniu rekrutacyjnym prześlesz nam dodatkowe dane osobowe ponad te wskazane w przepisach prawa (np. nr telefonu, adres email, wizerunek, hobby, zainteresowania, stopień znajomości języków etc.), wówczas przetwarzamy takie dane osobowe w oparciu o Twoją zgodę (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Taką zgodę wyrażasz wysyłając nam swoje zgłoszenie rekrutacyjne za pośrednictwem np. portalu Pracuj.pl, pocztą elektroniczną lub tradycyjną.

Prosimy o nieprzekazywanie nam informacji szczególnie chronionych, np. dotyczących stanu zdrowia, poglądów politycznych, przekonań religijnych lub światopoglądowych, ani informacji o karalności oraz innych tego typu informacji wskazanych w art. 9 i 10 RODO. Nie są nam one potrzebne w procesie rekrutacji. Jeśli z jakiś powodów będziesz chciał/a przekazać nam którąś z ww. informacji prosimy o umieszczenie w CV odrębnej zgody na jej przetwarzanie w procesie rekrutacji. W przeciwnym wypadku po stwierdzeniu, że w dokumentach rekrutacyjnych zawarta jest taka informacja usuniemy je z naszej bazy danych lub skontaktujemy się z kandydatem w celu ponownego przesłania potrzebnych dokumentów bez danych szczególnie chronionych.

W czasie trwania rekrutacji możesz zostać poproszony o wykonanie różnych testów kompetencyjnych i językowych lub zadań merytorycznych (np. próbki Twojej pracy). Jeżeli wyrazisz na to odrębną zgodę, Twoje dane osobowe będziemy przetwarzać w celu przeprowadza testu kompetencyjnego i weryfikacji Twoich predyspozycji oraz kwalifikacji istotnych na określonym stanowisku pracy.

W przypadkach gdy zbieramy Twoje dane osobowe na podstawie Twojej zgody, podanie danych osobowych jest dobrowolne.

VI. Informacje o odbiorcach Twoich danych osobowych

Twoje dane osobowe przekazujemy:

1. podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie administratora, w tym:
   a. podmiotom wspierającym nas w procesach rekrutacyjnych, m.in. agencjom rekrutacyjnym i podmiotom rekrutującym pracowników na zlecenie administratora;
   b. zewnętrznym dostawcom usług IT, obsługującym nasze systemy informatyczne;
   c. naszym partnerom zajmującym się zapewnieniem fizycznej ochrony w placówkach administratora oraz monitoringiem wizyjnym;
2. podmiotom powiązanym z administratorem, w tym należącym do Grupy USP, jeżeli wyraziłaś/eś zgodę na udostępnienie Twoich danych osobowych w celach rekrutacyjnych bądź w związku z realizacją obowiązków sprawozdawczych, raportowych i administracyjnych;
3. organom administracji publicznej oraz podmiotom wykonującym zadania publiczne lub działającym na zlecenie organów administracji publicznej, w zakresie i celach, które wynikają z przepisów prawa np. Państwowej Inspekcji Pracy.

Możemy przekazywać Twoje dane osobowe poza Europejski Obszar Gospodarczy do Stanów Zjednoczonych Ameryki Północnej na podstawie standardowych klauzul umownych. Masz prawo uzyskania od nas standardowych klauzul umownych. Robimy to tylko wtedy, gdy przełożony stanowiska, na które rekrutujemy pracuje dla powiązanej spółki z USA.

VII. Okresy przetwarzania danych osobowych

Twoje dane osobowe będą przetwarzane w celu realizacji procesu rekrutacji przez okres rekrutacji oraz przez 1 rok od momentu aplikacji, gdyby z jakichkolwiek powodów konieczne było powtórzenie procesu rekrutacji.

Jeżeli wyraziłaś/eś zgodę na przetwarzanie danych osobowych dla celów przyszłych rekrutacji, Twoje dane będą przetwarzane tak długo, jak nie wycofasz swojej zgody, jednak nie dłużej niż 3 lata od czasu wyrażenia przez Ciebie zgody.

W przypadku ewentualnych sporów między Tobą a administratorem lub inną spółką z Grupy USP na tle procesu rekrutacji, Twoje dane osobowe będziemy przetwarzać w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami przez okres 3 lat od zakończenia procesu rekrutacji lub dłużej przez czas trwania sporu.

VIII. Profilowanie oraz zautomatyzowane podejmowanie decyzji

W celu skutecznego przeprowadzenia rekrutacji i wybrania kandydatów najlepiej pasujących do określonego stanowiska, możemy stosować procesy oparte na profilowaniu, w szczególności możemy wykorzystywać różne filtry w internetowych narzędziach rekrutacyjnych pozwalające nam na wyszukiwanie kandydatów pod kątem ich kwalifikacji, umiejętności oraz doświadczenia zawodowego do zajmowania określonego stanowiska pracy.

Profilowanie w tym celu dokonujemy w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. lit. f RODO), polegający na wyszukiwaniu i grupowaniu kandydatów, którzy najlepiej pasują do określonego stanowiska (np. z uwagi na doświadczenie zawodowe lub wykształcenie).

Twoje dane osobowe nie będą wykorzystane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

IX. Prawa osoby, której dane dotyczą

Przysługuje Ci szereg praw wynikających z RODO. Możesz złożyć do nas wniosek o:

1. dostęp do danych osobowych (czyli przekażemy Ci informację o tym w jaki sposób przetwarzamy Twoje dane oraz uzyskasz od nas kopię danych);
2. sprostowanie (czyli poprawienie) danych osobowych – w przypadku gdy dane są nieprawidłowe lub niekompletne;
3. usunięcie danych osobowych (tzw. „prawo do bycia zapominanym”). Z tego prawa możesz skorzystać przykładowo gdy:
   a. przetwarzamy Twoje dane osobowe niezgodnie z prawem,
   b. złożysz sprzeciw wobec przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu USP Zdrowie i sprzeciw ten okaże się uzasadniony,
   c. dane muszą zostać usunięte w celu wywiązania się przez nas z obowiązku wynikającego z przepisów prawa;
4. ograniczenie przetwarzania danych osobowych (np. wstrzymanie operacji na danych lub nieusuwanie danych z uwagi na pewne okoliczności);
5. przeniesienie danych osobowych: do innego administratora, a gdy będzie to technicznie niemożliwe, otrzymanie od nas kopii danych, które nam dostarczyłaś/eś.

Z prawa do przeniesienia danych osobowych, o którym mowa w pkt 5 powyżej, możesz skorzystać wyłącznie gdy przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany, a dodatkowo: (a) na podstawie łączącej nas umowy, albo (b) na podstawie wyrażonej przez Ciebie zgody.

Aby skorzystać z powyższych praw możesz napisać na adres daneosoboweusp@usp.pl bądź wysyłać pismo na adres korespondencyjny: USP Zdrowie sp. z o.o., ul. Poleczki 35, 02-822 Warszawa.

X. Prawo do sprzeciwu

W dowolnym momencie możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania, w tym profilowania Twoich danych osobowych przez USP Zdrowie, jeżeli podstawą przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes lub gdy działamy w interesie publicznym. Po otrzymaniu takiego wniosku nie będziemy mogli już przetwarzać danych osobowych objętych wnioskiem, chyba że wykażemy: a. istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności, lub b. podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

XI. Prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych

W niektórych sytuacjach możemy poprosić Cię o wyrażenie zgody na przetwarzanie danych (np. w celu przechowywania Twojego CV na potrzeby przyszłych rekrutacji bądź udostępnienie Twojego CV innym spółkom z Grupy USP). Jeżeli udzieliłaś/eś nam zgody na przetwarzanie swoich danych osobowych, przysługuje Ci prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

XII. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

W przypadku uznania, że przetwarzanie przez USP Zdrowie Twoich danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Ci prawo do wniesienia skargi Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.